في الآونة الأخيرة ، تكتسب مفاهيم Agile و Activity Based Work مزيدًا من الشعبية ، والعديد من الشركات تدرس بالفعل إمكانية تنفيذها في مكاتبها ، لكنها تواجه بعض الصعوبات. غالبًا ما تكون الإدارة غير قادرة على إجراء مثل هذه التغييرات ، خوفًا من مواجهة استياء الموظفين وانخفاض إنتاجيتهم.
أخبرنا دينيس تشيرنيشكين ، مدير Haworth Business Interiors ، عن سبب تأثير التغيير في مفهوم التصميم الداخلي للمكتب سلبًا على عمل الشركة وما يجب أخذه في الاعتبار من أجل تنظيم المساحة بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.
ما هي الصعوبات الرئيسية في تنفيذ مشاريع مثل Agile و Activity Based Working؟
- المكاتب التي يتم تنفيذها وفقًا لهذه المفاهيم ، أولاً وقبل كل شيء ، تفترض مسبقًا وجود العديد من المجالات الوظيفية المختلفة التي يمكن للموظف اختيارها وفقًا لتقديره ، اعتمادًا على المهمة المحددة ونوع النشاط. يمنح هذا التنوع مثل هذه الحرية في العمل عند التخطيط لمكتب ما ، بحيث لا يكون لدى الأشخاص المسؤولين عن ذلك في بعض الأحيان أي فكرة من أين يبدأون ، وما الذي يجب التركيز عليه ، أو لا يقررون على الإطلاق التغييرات المهمة ، وإذا فعلوا ذلك ، فلن يتمكنوا من صياغة المهمة وشرح للمهندسين المعماريين النتيجة التي يجب تحقيقها. عادة ما تكون الصياغات مجردة للغاية ، تستند إلى المشاعر والاتجاهات وليس الحقائق والإحصاءات الملموسة هذه الرغبات بعيدة كل البعد عن كونها مهمة تقنية ذات مغزى ومنظم وعالي الجودة ، والتي تعكس متطلبات مساحة فعالة اليوم وعلى مسافة من ثلاث إلى خمس سنوات لشركة معينة. قد تكون النتيجة غير مناسبة لتوقعات العميل.
في كثير من الأحيان ، تبدأ الشركات ، التي لا تفهم ما تريد الحصول عليه بالضبط ، في نسخ أفكار المكاتب الحالية دون التكيف مع احتياجاتها الخاصة وتنفيذها في مساحة مختلفة تمامًا ، في ظروف مختلفة ، في فرق أخرى غير مستعدة بشكل أساسي لقبول مثل هذا المفاهيم. نتيجة لذلك ، يؤدي هذا إلى انخفاض كبير في الإنتاجية.
على الرغم من حقيقة أن هذه الصعوبات متأصلة أكثر في الانتقال إلى مفاهيم Agile والعمل القائم على النشاط ، إلا أنها يمكن أن تنشأ في إنشاء أي مساحة. بالطبع ، من الأسهل إنشاء مكتب قياسي "مساحة مفتوحة" ، حيث يتم استخدام حلول من نفس النوع غالبًا ، ولكن تظهر صعوبات في صياغة متطلبات المساحة الفعالة في مثل هذه الحالات أيضًا.
كيف تحدد مساحة المكتب الفعالة؟
- هذه مساحة تجمع الأشخاص معًا ويكونون فيها أكثر إنتاجية وكفاءة. هذه هي البيئة التي يمكن من خلالها لفرق العمل أو المتخصصين الفرديين تعظيم إمكاناتهم ، عندما لا تعوقهم المساحة المحيطة ، بل تساعد. وبما أن كل فريق وكل متخصص له خصائص فردية ، فإن المساحة الفعالة فريدة لكل منظمة على حدة. لا يوجد سيناريو واحد أو إجابة صحيحة ، لأن الكثير يعتمد على أهداف الشركة. بالنسبة للبعض ، في الوقت الحالي ، من المهم تقليل التكاليف ، وتقليل الأمتار المربعة لكل شخص ، وللآخرين - لإنشاء منتج جديد أو جلب تقنية جديدة إلى السوق ، لشخص ما - لزيادة رضا العملاء وجودة الخدمة. في بعض الأحيان تتعارض هذه المهام. لذلك ، يجب على كل شركة تحديد أهدافها ، ومعايير النجاح وكيفية تحقيقها ، وكيف يمكن للمساحة أن تساعد في إنجاز هذه المهام.
أود أن أقترح البدء بتحديد عامل واحد مهم للغاية - الثقافة التنظيمية. هي التي تميز الشركات عن بعضها البعض. هذه خاصية مهمة للغاية والتي غالبًا ما يتم التقليل من شأنها في سوقنا ، على الرغم من الاعتراف بأهميتها في العالم منذ فترة طويلة. إن معرفة وفهم ثقافة شركتك يجعل من السهل تحديد المساحة التي تحتاجها.
كيف يمكن ربط الثقافة بالفضاء؟
- تؤثر الثقافة حرفيًا على جميع جوانب أنشطة المنظمة ، بما في ذلك الإدارة والعمليات التجارية والمنتجات التي تم إنشاؤها وجذب الموظفين والاحتفاظ بهم ونظام صنع القرار والسمعة وغير ذلك الكثير. إنه يبني الشعور بالأمان والالتزام تجاه الشركة ويؤثر على رضا الموظفين وإنتاجيتهم. لذلك ، غالبًا ما يُنظر إليه على أنه أصل كامل ومهم للغاية للمنظمة.
عادةً ما ترتبط الثقافة في الشركة بأشياء رسمية ، مثل قيم الشركة ومعايير العمل وقواعد السلوك - ما يسمى بالعوامل المرئية. ولكن هناك أيضًا عوامل غير مرئية تحدد القواعد والعادات غير المعلنة للناس. في هذا المجال ، تلعب مساحة العمل أيضًا دورًا مهمًا ، بما في ذلك حلول الهندسة المعمارية والديكورات الداخلية والأثاث. أي أن مساحة العمل جزء مهم من الثقافة التنظيمية ويجب أن تتوافق معها. إنها مثل قطعة من اللغز مأخوذة من مجموعة أخرى - فهي لن تلائم العناصر المجاورة فحسب ، بل ستدمر الصورة بأكملها تمامًا. نفس الشيء مع الفضاء. من نواح كثيرة ، فإنه يشكل الطريقة التي يعمل بها الموظف ، لذلك إذا كانت المساحة لا تتناسب مع الثقافة الحالية ، فسيعمل الناس ضد قيم الشركة.
اتضح أنه إذا قمت بنقل موظف من مكتب إلى آخر يختلف بشكل ملحوظ عن السابق ، فهل سيعمل بشكل مختلف؟
- بالتأكيد. بالطبع ، لن يكون هذا التغيير مبهرجًا دائمًا ، ولكن النقطة المهمة هي أن نوع المساحة والوظائف المتاحة فيها والثقافة التنظيمية بشكل عام تحدد كيفية تعامل الشخص مع المهام وتفاعله مع الزملاء واتخاذ القرارات. بعد كل شيء ، حتى لو كنا عادة لا نفكر في الأمر ، فإن تأثير الثقافة على سلوكنا عظيم حقًا. الأمر يستحق تغيير المكان ، ونحن بالفعل نتصرف بشكل مختلف دون وعي.
يعجبني قول ونستون تشرشل: "أولاً نحدد شكل مبانينا ، ثم تحدد مبانينا شكل سلوكنا". وبالفعل هو كذلك. خذ على سبيل المثال ، للمقارنة ، سلوك الأشخاص خارج المكتب - في مطعم باهظ الثمن وفي حانة عادية. في الحالة الأولى ، نحاول التوفيق بين المستوى - أسلوب رسمي للزي ، ونبرة هادئة ، وغالبًا ما تكون محادثة حول مواضيع فكرية. لكن تخيل أننا في حانة - سلوكنا سيكون أكثر حرية وغير رسمي. يحدث الشيء نفسه في المكاتب - تؤثر المساحة بشكل مباشر على سلوك الموظفين وأسلوب عملهم.
ماذا لو كان الموظفون لا يحبون المكان الذي يعملون فيه؟ كيف سيؤثر هذا عليهم؟
- هذا سؤال مهم للغاية. عدم رضا الموظف عن المساحات المكتبية ، حيث ، على سبيل المثال ، من المستحيل العثور على منطقة وظيفية مريحة مناسبة لمهمة معينة ، أو أن هناك العديد من عوامل التشتيت المزعجة ، يؤدي إلى تأثير سلبي كبير. لكن لسوء الحظ ، لا يمكن للموظفين تغيير المساحة الحالية بأنفسهم. تقع هذه السلطة على عاتق المهنيين المسؤولين عن إنشاء المكاتب الداخلية ، والذين يجب أن يأخذوا في الاعتبار الخصائص الثقافية للمؤسسة من أجل خلق البيئة الأكثر راحة. علاوة على ذلك ، نظرًا لأنواع الأنشطة المختلفة للإدارات داخل منظمة واحدة ، هناك ما يسمى بالثقافات الفرعية ، والتي يجب أيضًا أخذها في الاعتبار عند التصميم.
نعلم جميعًا أن الهندسة المعمارية للبلدان والمدن المختلفة تختلف عن بعضها البعض ، وتعكس الخصائص الثقافية وتخلق جوًا فريدًا.في المكتب ، كل شيء هو نفسه - يجب أن يعكس تصميم وهندسة المساحات المكتبية شخصية المنظمة وأقسامها.
كيف يمكنك تحديد ثقافتك التنظيمية وفهم المساحة التي تناسبها؟
- إنها في الواقع بسيطة للغاية. هناك تصنيف يستند إلى 25 عامًا من البحث أجراه أساتذة جامعة ميتشيغان كاميرون وكوين بعنوان "القيم التنافسية". حدد العلماء أربع قيم سائدة في الشركات: التعاون والتنافس والإبداع والسيطرة. ترتبط كل قيمة بمجموعة من خصائص مساحة العمل التي تزيد من دعمها. بالمناسبة ، تم التعرف على هذا النموذج من قبل العديد من الخبراء على أنه فعال للغاية ودخل أفضل 50 أداة عمل في التاريخ وفقًا لتصنيف Financial Times.
على سبيل المثال ، دعنا نلقي نظرة على الشركات التي تهيمن عليها قيمة Control. بالنسبة لهذه المنظمات ، فإن المفتاح هو القيام بالمهمة "بشكل صحيح". وهي تتميز بهيكل تنظيمي واضح ، وتسلسل هرمي ، ورقابة صارمة ، ووفرة من البروتوكولات والإجراءات ، والتفاعل الرسمي للموظفين. غالبًا ما تكون هذه الشركات البيروقراطية الكبيرة والوكالات الحكومية ، فضلاً عن الإدارات المالية والقانونية. يجب أن تتميز المساحة في هذه الحالة بترتيب منظم ومفهوم لأماكن العمل ، والحفاظ على التسلسل الهرمي والحالة ، وتجهيزها بأقسام عالية ومناطق مخصصة للتفاعل ، بدلاً من غرف اجتماعات منفصلة. عادة ما تكون أماكن العمل معزولة ومقسمة بشكل صارم إلى أقسام على مقربة من الرئيس ، وغالبًا ما تستخدم الألوان المحافظة في المناطق الداخلية.
للمقارنة ، لنأخذ القيمة المعاكسة "الخلق". تتميز الشركات التي تهيمن عليها هذه القيمة بالرغبة في صنع منتج أو خدمة أولاً ، فهي تركز على الابتكار ، والتفكير خارج الصندوق ، والرغبة في أن تصبح رائدة من خلال التطورات الجديدة والإطلاق الأسرع في سوق عرض فريد. غالبًا ما يرتبط هذا النوع بشركات تكنولوجيا المعلومات وكذلك وكالات التسويق الإبداعي ، ولكن في الواقع ، تقريبًا أي شركة تقوم بإنشاء منتجها الخاص لها هذه القيمة ، خاصةً إذا كانت في مكانة رائدة في صناعتها. بالنسبة لمثل هذه الشركات ، من المهم للغاية أن تكون قادرًا على إجراء مناقشات جماعية ، وعصف ذهني ، واجتماعات ، ومشاركة أفكارهم بشكل غير رسمي مع الزملاء في أي وقت. لذلك ، يتطلب هذا النوع من التنظيم العديد من الأماكن المختلفة للعمل الذي يركز على الفرد ، وكذلك للتفاعل الجماعي والاجتماعات العفوية ، وأسطح كبيرة للعرض المرئي للمعلومات ، ومساحات أكثر اتساعًا مع منظور جيد ، لأنه يعزز الخيال ، وأكثر تعقيدًا و التخطيط العضوي ، وعدم الاتساق في التصميم والتكرار ، والحلول الداخلية الملهمة ، وقيود أقل والمزيد من الحرية ، والعديد من المجالات المختلفة للإبداع مع الصوتيات الجيدة ، لأن يتم تدمير العملية الإبداعية بسهولة بالغة.
لكن أهم شيء يجب تذكره هو أن كل شركة تجمع دائمًا بين القيم الأربع. كقاعدة عامة ، يسيطر اثنان منهم ، ولكن على أي حال ، فإن الثقافة التنظيمية لكل شركة هي مزيج فريد من كل هذه القيم ، الموجودة بنسب معينة. لذلك ، لن تتمكن من العثور على شركات لها نفس الثقافة. من خلال معرفة الثقافة التنظيمية الخاصة بك ، وفهم توازن القيم الأساسية ، يمكنك الحصول على فكرة واضحة عن المساحة المطلوبة لكل قسم محدد والشركة ككل.
كيف يمكنك تحديد الثقافة في الشركة بالضبط؟
- مطلوب منهج علمي شامل لتشخيص واضح للثقافة التنظيمية للشركة وأقسامها. نحن في HAWORTH لدينا منهجية CultureLENS ™ الحاصلة على براءة اختراع لإجراء هذا النوع من الأبحاث.بفضل تقنية الكمبيوتر ، يمكن لجميع الموظفين المشاركة في هذه الدراسة ، والإجابة عن الأسئلة عن بُعد لتحليل الثقافة التنظيمية الحالية. يجيب كبار المديرين على أسئلة إضافية تساعد في تحديد الثقافة التنظيمية المفضلة التي يرغبون في رؤيتها في شركتهم في غضون 2-3 سنوات. تتم معالجة جميع الردود بواسطة جهاز كمبيوتر ، مما يسمح لخبراء المساحات المكتبية والاستراتيجيين بوضع استنتاجات وتوصيات فردية للعميل. على سبيل المثال ، يمكن أن تساعدك المقارنة بين الثقافات الحالية والمفضلة في فهم الاتجاه الذي يجب أن تتحرك فيه وما هي التغييرات التي يجب تنفيذها في مساحة المكتب لتحقيق النتائج المرجوة دون التسبب في رفض ومقاومة الموظفين.
هل أفهم بشكل صحيح أن نتائج دراسة الثقافة التنظيمية تشكل أساس اختصاصات تصميم المكتب؟ هل يحتاج العملاء إلى تقديم شيء آخر؟
- نعم ، نتيجة الدراسة هي تقرير مفصل ، وهو عبارة عن موجز تصميم ، واختصاصات مفصلة لإنشاء مكتب مستقبلي مع أمثلة للحلول المكانية التي ستدعم الثقافة التنظيمية المفضلة للشركة المدروسة. لكني تحدثت عن أداة واحدة فقط ، وإن كانت أداة أساسية. بالإضافة إلى الثقافة التنظيمية ، من المهم فهم الخصائص الفردية الأخرى للمؤسسة - أساليب العمل الحالية ، وأنواع التفاعل بين الإدارات والموظفين ، والإحصاءات حول استخدام أماكن العمل والأماكن المشتركة ، والرضا الشخصي عن مكان العمل الحالي ، وما إلى ذلك. هناك بحث إضافي لمساعدة الشركات على تحديد كل هذه الميزات.
في الختام ، أود أن أؤكد مرة أخرى أنه يجب على كل شركة ، عند تصميم مكتب جديد أو إجراء تجديدات في مكتب قائم ، تحليل نفسها بعناية واحتياجاتها. من الممكن ألا تحتاج هذه المنظمة إلى التبديل إلى Agile أو Activity Based Working. لا أحد مكلف بمتابعة الموضة أو أن يكون عصريًا ، فمسؤوليتنا هي خلق المساحة المناسبة التي تزيد من الإنتاجية والرضا والتزام الموظف. بعد كل شيء ، الناس هم الأصول الرئيسية لأي شركة.
