على مدى العقد الماضي ، أصبحت هيمنة المساحات المفتوحة في المكاتب الحديثة أكثر وضوحًا ، مما أدى إلى إزاحة الأنواع الأخرى من تنظيم الفضاء. بينما تعمل المساحات المفتوحة على تحسين تفاعلات الموظفين وتقليل تكاليف العقارات ، فإنها تجعل من الصعب أيضًا التركيز والتركيز على العمل ، مما يؤثر سلبًا على الإنتاجية ويمكن أن يفوق الفوائد في النهاية.
بالطبع ، يجب أن يكون لأي مكتب تقريبًا مناطق اتصال مفتوحة تزيد من تواتر تفاعلات الموظفين وكفاءتها وتزيد من احتمالية الابتكار. ومع ذلك ، فإن مثل هذه المناطق تخلق تداخلًا بصريًا وضوضاءًا في المساحات المفتوحة التي تتداخل مع التركيز ، والعمل الذي يتطلب التركيز لا يقل أهمية عن العمل الجماعي. لذلك ، من الجدير معرفة ما الذي يؤثر بالضبط على التركيز ، وكيف يمكنك تجنب فقده ، وكذلك كيفية الجمع بين المناطق المفتوحة بكفاءة مع مناطق للعمل المركز.
يعلم الجميع مشكلة الضوضاء وفقدان التركيز في الأماكن المفتوحة ، ولكن للأسف القليل منهم يهتم بشدة بهذه المشكلة. ربما لأنه لا يمكن رؤية الصوت ، فإننا نقلل من أهميته. على سبيل المثال ، إذا حدث تسرب في المكتب ، وإن لم يكن خطيرًا للغاية ، فسيبدأ الموظفون المسؤولون على الفور في إصلاحه. يمكن أن تكون "التسريبات" الصوتية ضارة بنفس القدر للعمل المكتبي ، ولكن لسبب ما نتجاهل هذه المشكلة بسهولة ، على عكس السجاد المبتل.
وفقًا لمركز أبحاث هاوورث ، يفقد الموظفون في المتوسط 28٪ من وقت عملهم بسبب الانحرافات في المكتب. نتيجة لذلك ، يتعين عليهم بدء يوم عملهم مبكرًا أو البقاء متأخرًا من أجل إكمال جميع المهام التي تتطلب الصمت والتركيز. هذه المشكلة ليست جديدة على الإطلاق. غالبًا ما يحتاج العاملون في المكاتب إلى أماكن للتراجع والتركيز ، وللأسف فإن هذا العامل هو الأقل أخذًا في الاعتبار في أماكن العمل المفتوحة. وفقًا لإحصاءات الدراسة ، يعتقد أكثر من نصف جميع الموظفين أنه من الصعب التركيز في مكاتبهم ، ولهذا السبب يضيعون الكثير من الوقت.
بالإضافة إلى الفوضى المرئية والتلوث الضوضائي الذي يجب أن يواجهه الموظفون في المكاتب المفتوحة ، فإنهم يتعرضون للإلهاءات مثل رسائل البريد الإلكتروني والهواتف الذكية والرسائل المنبثقة. ففائض المعلومات من الاتصالات المستمرة عبر الهاتف المحمول والإنترنت "يشلهم" ، مما يترك وقتًا أقل للتركيز على عملهم وحل المشكلات غير القياسي. يعمل الدماغ البشري بنفس الطريقة التي كان يعمل بها منذ ألف عام ، ولكن لدينا الآن كل هذه التقنيات ، ولم تواكب بيولوجيتنا تطورها. سرعان ما أصبح الحمل الزائد للمعلومات اتجاهاً سلبياً رئيسياً في سوق رأس المال البشري.
فقدان التركيز
أثناء العمل في مهمة واحدة ، يمكن لأي شخص التركيز بطريقة تجعله يدرك فقط المعلومات التي يعتبرها مهمة ، متجاهلاً كل شيء آخر. هذه قدرة مذهلة للدماغ البشري. ومع ذلك ، عندما تظهر عوامل إلهاء متعددة ، غالبًا ما يتحول الانتباه من المهمة الحالية إلى المهمة الأقل أهمية.
من المهم ملاحظة أنه يمكن تقسيم عوامل التشتيت إلى نوعين: داخلي وخارجي. ووفقًا للدراسة ، يستغرق الأمر في المتوسط 23 دقيقة للموظفين لإعادة التركيز والعودة إلى العمل المتقطع بسبب الانحرافات الخارجية.ومن المثير للاهتمام ، عند القيام بذلك ، أنهم يركزون على مهمتين أخريين على الأقل قبل العودة إلى المهمة التي كانوا يقومون بها من قبل.
العوامل الداخلية ، كقاعدة عامة ، هي أفكار أو تجارب شخصية لا تتعلق مباشرة بالعمل ، على سبيل المثال ، ماذا نأكل على الغداء أو الأشياء المتبقية في المساء. العودة إلى العمل ، مشتتًا بالعوامل الداخلية ، كما اتضح ، أكثر صعوبة إلى حد ما ، وتستغرق حوالي 30-35 دقيقة. وبالتالي ، فإننا نبذل الكثير من الجهد المعرفي للتحكم في أفكارنا المشتتة للانتباه. لذلك ، من المهم للغاية تقليل تأثير العوامل الخارجية - فبعد كل شيء ، كلما زادت الحاجة إلى بذل المزيد من الجهد للتعامل مع العوامل الخارجية ، كلما زاد تشتت انتباه الشخص ، وكلما زاد إهدار الوقت.
كلما زاد تعدد المهام ، انخفضت الكفاءة
الدماغ البشري غير قادر على معالجة المعلومات بنفس طريقة الكمبيوتر ، والذي يمكنه إجراء العديد من العمليات في نفس الوقت. يميل الناس لأن يكونوا أكثر في سلسلة من الإجراءات. عندما نحاول إنجاز مهمتين أو أكثر ، نشعر غالبًا كما لو أننا نقوم بكل ذلك مرة واحدة. في الواقع ، عند التبديل بين المهام ، نضيع الكثير من الوقت ، وكلما طالت مدة إنجازها ، زاد فقدان التركيز وزادت الأخطاء التي نرتكبها. يشير الكثيرون إلى تعدد المهام على أنه شكل آخر من أشكال الإلهاء ، حيث تميل المهام المتعددة إلى تشتيت الانتباه بينهم.
على سبيل المثال ، لدينا مهمة لملء عدة أكواب من زجاجة ماء واحدة. لا يمكننا ملؤها في نفس الوقت ، لذلك إما أن نملأها بالكامل واحدة تلو الأخرى ، أو شيئًا فشيئًا ، نعود إلى الأكواب الفارغة مرارًا وتكرارًا. في الحالة الأولى ، من الواضح أننا سنتعامل بشكل أسرع وأكثر كفاءة ، بينما في الحالة الثانية ، ستستغرق العملية وقتًا أطول ، بينما يمكننا صب المزيد من الماء بعد الأكواب. وكلما زاد عدد الكؤوس ، كلما استغرقت هذه العملية وقتًا أطول ، وكلما زاد الماء الذي ننسكب منه.
يمكن أن تشكل التكنولوجيا تحديًا بشكل خاص عند القيام بمهام متعددة ، لأنه مع كل عوامل التشتيت ، فإننا في حالة من الاستعداد للانتهاء ، ومعظم الناس ببساطة لا يتعاملون مع تعدد المهام بشكل جيد. لذلك ، من خلال التركيز على نشاط واحد ، فإننا نعمل بشكل أكثر إنتاجية. خاصة في حالة "التدفق".
ادخل إلى الدفق
Flow هو مفهوم في علم النفس تم تطويره بواسطة عالم النفس الهنغاري Mihai Csikszentmihalyi في السبعينيات. يشير هذا المصطلح إلى الحالة العقلية التي يشارك فيها الشخص بشكل كامل في نشاط معين ، ومتحفز ، ومليء بالطاقة وغالبًا ما يفقد مسار الوقت. بهذه الطريقة يعمل ليس فقط بشكل أكثر إنتاجية ، ولكن أيضًا بشكل أكثر إبداعًا.
يمكن للمشتتات الخارجية أن تتداخل مع التركيز ، ولكن لها تأثير ضئيل أو معدوم على من هم في حالة "التدفق". على سبيل المثال ، قد يُنظر إلى الموسيقى في المكتب على أنها تشتيت للانتباه من قبل شخص ولا يلاحظها أحد تقريبًا ، على الرغم من أن كلاهما يركز على نفس المهمة. قد يعني هذا أن الثاني قد دخل بالفعل في حالة "التدفق" ، بينما يحاول الآخر القيام بذلك فقط ، لكن العوامل الخارجية تتدخل فيه.
من ناحية أخرى ، لا يجب أن تكون المحفزات الخارجية مشتتات ، بل على العكس من ذلك ، يمكن أن تكون مفيدة لإنجاز المهمة. في بعض الأحيان يكون من الضروري فهم وتقييم الوضع الخارجي والبيئة. يمكن أن يكون هذا الوعي الظرفي مفيدًا لأنشطة معينة. على سبيل المثال ، عند القيادة ، يكون الشخص مركزًا ، بينما يحتاج إلى تقييم عوامل ظرفية مختلفة: الطريق ، وإشارات المرور ، ومستخدمي الطريق الآخرين.
يتطلب العمل المكتبي المنتج وعيًا بالحالة والدخول في حالة "متدفقة". لسوء الحظ ، من المستحيل أن تكون في كلتا الدولتين في نفس الوقت ، لذلك ، مع مراعاة المهام والظروف الحالية والعوامل الداخلية والخارجية ، يجب على الموظفين التبديل بينهم. ويجب أن تدعم المساحات المكتبية العمل في كل من هذه الدول.
تصميم مساحة العمل التركيز
لن تختفي عوامل التشتيت ، ولكن يجب أن تحافظ مساحة المكتب على تركيز العمل بدلاً من إنشاء حواجز جديدة أمام تحقيق حالة "التدفق".
تتغير احتياجات العمل للموظفين على مدار اليوم اعتمادًا على المهمة. على سبيل المثال ، تحتاج أولاً إلى فرز بريدك ، وإجراء عدة مكالمات ، ثم الاستعداد للاجتماع ، ومناقشة المهام مع الزملاء ، ثم إعداد عرض تجاري. فقط من خلال نهج متكامل للتصميم ، يمكنك إنشاء مساحة مناسبة لجميع الأنشطة المدرجة.
يشمل هذا النهج الشامل لتنظيم المساحات المكتبية خمسة مبادئ: التنوع والاختيار والتحكم والاعتراف والتجديد.
تنوع. لا تختار بين المناطق المفتوحة والخاصة ، فأنت بحاجة إلى تزويد الموظفين بكليهما ، وكذلك منحهم الفرصة لاختيار المساحة المناسبة لكل مهمة. يمكن أداء العمل الذي يتطلب التركيز في أي منطقة: يكون الشخص أكثر راحة في مكان مفتوح على صوت همهمة المكتب ، بينما يحتاج الشخص إلى الصمت التام في مكان منعزل. الشيء الرئيسي هو أن كلا النوعين من الفضاء معروضان في المكتب.
خيار. ثق في موظفيك لاختيار مكان وكيفية ومتى يؤدون وظائفهم. وسيكونون هم أنفسهم قادرين على إيجاد الظروف التي سيكونون فيها أكثر إنتاجية.
السيطرة. امنح الموظفين السيطرة على مكان عملهم. إذا قررت كل شيء نيابة عنهم ، فهناك احتمال كبير للخطأ في تفضيلاتهم. على سبيل المثال ، من خلال اتخاذ قرار بالتخلص من تداخل الضوضاء بين الموظفين وعزلهم عن المناطق المشتركة ، يمكن للشركات أن تقلل بشكل كبير من تفاعل الزملاء. بدلاً من ذلك ، امنح الموظفين القدرة على تنظيم خصوصية مكان عملهم ، وتكرار التفاعل مع الزملاء ، بالإضافة إلى مجموعة الملحقات ، ومستوى الضوء ، ودرجة الحرارة ، وما إلى ذلك. إن إدراك أنهم يستطيعون التحكم في مساحة العمل الخاصة بهم يمكن أن يعوض بعض الآثار السلبية للإلهاءات.
تعرف. يجب أن يكون الانتقال من النقطة A إلى النقطة B ، ثم إلى النقطة C أمرًا سهلاً. تسمح المخططات الواضحة والبسيطة للأشخاص بالتنقل بسرعة في الفضاء وتجنب المواقف المحرجة والوقت الضائع. يسمح التصميم المفهوم حقًا للموظف أن يتخيل عقليًا خريطة للمكتب ، والعثور على زملاء فيه وفهم الغرض من كل منطقة بشكل بديهي. عندما تحدد المجالات الوظيفية بوضوح ، فإنك لا تثقل كاهل العمليات المعرفية للموظفين بأفكار غير ضرورية ، وهم مستعدون على الفور لتوجيه طاقتهم لإكمال المهام بدلاً من محاولة التنقل في الفضاء.
تجديد القوات. امنح الموظفين الوقت والمساحة للاستراحة. عندما نركز على العمل لفترة طويلة ، يتم إنفاق الكثير من الطاقة ويتعب الجسم بشكل أسرع. تقوم أدمغتنا بأشياء مذهلة حقًا من خلال السماح لنا بالتركيز على شيء ما لفترة طويلة دون الالتفات إلى المشتتات. لذلك ، فإن "إعادة الشحن" بعد هذا النشاط ضرورية بكل بساطة. أحد خيارات إعادة شحن طاقتك هو الاستمتاع بالمنظر من النافذة أثناء أخذ استراحة قصيرة من العمل ، ويجب على أي شركة توفير هذه الفرصة. يمكنك أيضًا أخذ فترات راحة قصيرة طوال اليوم لتناول وجبة خفيفة أو الدردشة مع الزملاء في المناطق غير الرسمية. يمكن أن توفر استراحة واحدة أو اثنتين ، مثل الذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية أو المشي خارج المكتب ، دفعة الطاقة اللازمة لجلسة عمل أطول. من المهم تزويد الموظفين بهذه الخيارات حتى يتم تنشيطهم دائمًا للعمل بتركيز.
مشكلة التركيز في المكاتب الروسية
قدم دينيس تشيرنيشكين ، مدير Haworth Business Interiors ، تعليقاته على هذه الدراسة وربطها بالواقع الروسي.
إن مشكلة التركيز في الأماكن المفتوحة في روسيا ليست أقل إلحاحًا مما هي عليه في الغرب. بل أود أن أقول إن القضية أكثر حدة.الحقيقة هي ، على سبيل المثال ، أن الشركات الأمريكية ، في معظمها ، تتحرك بعناية تامة لفتح مساحة ، وتستخدمها فقط لأقسام أو مناطق محددة. في المكاتب الروسية ، أصبح هذا الانتقال أكثر وضوحًا ووضوحًا ، دون مراعاة خصوصيات أنشطة الموظفين وأساليب عملهم. علاوة على ذلك ، في كثير من الأحيان في صفوف عديدة من "المقاعد" الرتيبة لا يوجد عملياً أي حدود أو حواجز صوتية على الإطلاق. لماذا تصل الضوضاء والمشتتات الأخرى إلى مستويات حرجة. وهذا ما أكده بحثنا عن الأفكار في المكاتب الروسية ، ونتيجة لذلك نتلقى تأكيدًا مستمرًا بأن الشكوى الرئيسية للموظفين في كل شركة تقريبًا هي الافتقار إلى الخصوصية وعدم القدرة على التركيز.
لكي يركز الموظفون على مهامهم ، يجب أن توفر مساحة العمل مجالات محددة بوضوح للعمل الجماعي والفرد والمركّز. يجب ألا تتنافس هذه المناطق ، بل تكمل بعضها البعض. يتيح التنوع الكبير وتوافر هذه المساحة أو تلك للموظفين استخدام البيئة الأنسب للمهمة الحالية ويسمح لهم بعدم تشتيت انتباه الجيران ، فضلاً عن تخفيف الرتابة المملة لتكرار صفوف المساحات المفتوحة ، وتحسين الراحة الصوتية.
وبالطبع ، من المهم للغاية تدريب الموظفين على الاستخدام الصحيح للمساحة. من الضروري إشراك الناس في عملية التغيير منذ البداية ، لأنه من الأسهل بكثير تنفيذ الأفكار الواردة من خلال التواصل مع الزملاء ، وعدم فرض الآخرين. تحتاج الشركات إلى تعزيز السلوك الجديد من خلال استراتيجية تغيير واضحة المعالم ، والتواصل والتدريب. في هذه الحالة ، لن يواجهوا مقاومة من الموظفين ، وستكون فعالية الابتكارات عالية قدر الإمكان . بناء على أبحاث هاوورث
